XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Der Unterschied auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) | |
|---|---|---|
| Dateiart | Reines XML (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, wie ein normales PDF |
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Öffentliche Auftraggeber | Standard, oft Pflicht (mit Leitweg-ID) | Nur Profil XRECHNUNG, nicht überall akzeptiert |
| Gültige E-Rechnung für das Finanzamt | Ja | Ja – außer Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| Identisch mit | – | Factur-X in Frankreich |
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Technisch ist sie eine XML-Datei, die die Vorgaben der Norm EN 16931 erfüllt und um deutsche Regeln ergänzt wird (zum Beispiel Pflichtangaben zum Ansprechpartner des Verkäufers). Es gibt sie in zwei Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII.
Weil eine XRechnung kein Bild enthält, sieht man ohne Programm nur Code. Wer eine XRechnung bekommt und sie lesen möchte, braucht einen Viewer – zum Beispiel unseren kostenlosen XRechnung-Viewer.
Bei Rechnungen an Bundesbehörden ist im Feld Käuferreferenz (BT-10) die Leitweg-ID anzugeben, damit die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei (genauer: PDF/A-3), in die die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Der Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung – seine Buchhaltungssoftware liest aber die XML-Daten aus und muss nichts abtippen. ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, also unterschiedlich detaillierte Datenumfänge:
- MINIMUM und BASIC-WL – nur Grunddaten. Laut Bundesfinanzministerium keine gültige E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
- BASIC, EN 16931 (früher „COMFORT“) und EXTENDED – gültige E-Rechnungen.
- XRECHNUNG – ein ZUGFeRD, dessen XML zugleich eine XRechnung ist.
Wichtig bei hybriden Rechnungen: Für das Finanzamt zählen die Daten im XML-Teil. Das PDF ist nur die lesbare Darstellung. Weichen beide voneinander ab, gilt grundsätzlich das XML.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF, die Sie in Word oder einem Rechnungsprogramm erzeugen und per E-Mail verschicken, ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“ – keine E-Rechnung. Sie ist nur noch während der Übergangszeit erlaubt (siehe unten). Ein PDF wird erst dann zur E-Rechnung, wenn es strukturierte Daten nach EN 16931 enthält, also z. B. als ZUGFeRD-Datei.
Welches Format soll ich wählen?
- Rechnung an eine Behörde (Bund, Land, Kommune): XRechnung. Prüfen Sie im Rechnungsportal des Auftraggebers, welches Format angenommen wird, und geben Sie die Leitweg-ID an.
- Rechnung an ein Unternehmen, das keine spezielle Software hat: ZUGFeRD (Profil EN 16931). Der Kunde kann es wie gewohnt öffnen und drucken – und ist trotzdem rechtlich auf der sicheren Seite.
- Rechnung an ein Unternehmen mit Buchhaltungssoftware: beides möglich. Fragen Sie kurz nach, was der Kunde bevorzugt – viele große Firmen nennen ihr Wunschformat in den Bestellbedingungen.
- Rechnung ins Ausland (z. B. Belgien): dort ist meist Peppol (UBL) Standard. Das ist ein Thema für sich – siehe unseren Ratgeber zur belgischen Peppol-Pflicht.
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
| Ab wann | Was gilt (Inland, B2B) |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter ausgestellt werden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen bis Ende 2027 noch PDF/Papier nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.
So erstellen Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD kostenlos
Mit unserem Formular erstellen Sie beides direkt im Browser, ohne Anmeldung. Wählen Sie oben unter Format entweder „XRechnung 3.0“ oder „ZUGFeRD / Factur-X“. Rechts sehen Sie die Rechnung schon beim Tippen.
- Rechnungsdaten, Ihr Unternehmen und den Kunden eintragen.
- Positionen hinzufügen – Steuer und Summen werden automatisch berechnet.
- „XML herunterladen“ (XRechnung) oder „PDF herunterladen (ZUGFeRD)“ klicken.
Und wie prüfe ich, ob die Rechnung korrekt ist?
Ob eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF die Regeln erfüllt, lässt sich mit einem Validator prüfen. Unser E-Rechnungs-Validator nutzt die offiziellen Regelwerke (EN 16931 und KoSIT XRechnung 3.0) und läuft komplett in Ihrem Browser – die Rechnung wird nicht hochgeladen.
Formular ausfüllen, Format wählen, herunterladen – geprüft nach den offiziellen Regeln. Ohne Anmeldung.
Jetzt E-Rechnung erstellen →Häufige Fragen
Darf ich als Kleinunternehmer ZUGFeRD verwenden?
Ja. Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen, dürfen es aber freiwillig tun. Empfangen müssen sie E-Rechnungen ohnehin können.
Kann ich eine XRechnung in ein PDF umwandeln?
Sie können sie lesbar darstellen und als PDF drucken – etwa mit unserem Viewer. Das ausgedruckte PDF ist dann aber nur eine Ansicht; als Beleg gilt die XML-Datei. Archivieren Sie deshalb immer die Original-XML.
Muss mein Kunde der E-Rechnung zustimmen?
Für E-Rechnungen nach EN 16931 nicht – seit 2025 muss jedes Unternehmen sie annehmen. Für andere elektronische Formate (z. B. eine einfache PDF) brauchen Sie bis Ende 2026 bzw. 2027 die Zustimmung des Empfängers.
Quellen: Bundesministerium der Finanzen – FAQ „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung“ und BMF-Schreiben zur E-Rechnung; KoSIT – Standard XRechnung 3.0; FeRD – ZUGFeRD 2.x. Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
